Ejemplos de deberes funcionales?

1. “AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO” IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU” ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION2.

DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?

3. DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º 2º 3º4.

4º. - Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales.

5º. - Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe.

6º. - Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.

5. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades).

8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia).

7º6. DEBERES FUNCIONALES 10º.

- Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior.

11º. - Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a :  Leer o analizar todos los documentos.

 Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.

7. Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada.

13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario).

12º Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento8.

15º. - Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.

B) Días y horarios de atención a las visitas no programadas.

16º. - Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes.

17º. - Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc.

18º. - Confeccionar las actas de las reuniones.

19º. - Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.

9. DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito.

21º 22º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos.

20º10.

1. Reuniones 2.

Vacaciones, 3.

Enfermedad, 4.

Otros problemas personales, 5.

Viajes 6.

Eventos 7.

Clases 8.

Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas :