Orden estructural en tecnicas de oficina?

OBJETIVO.

- El objetivo es facilitar al servidor públicoy darle una visión general y actualizada delosprocedimientos y técnicas que se utilizan en la gestión diaria de una empresa o instituciónal finalizar elmismo losalumnos / as deberánser capacesde distinguir loselementos yfunciones de una empresa o institución ; también sabrán valorar la importancia de lacomunicación oral y escrita en la empresa, comprendiendo la función que tienen losdocumentos y la correspondencia en la gestión de la misma, así como las técnicas y sistemaspara su archivo Analizarán la importancia de la contabilidad y como utilizar elPlan General deContabilidad, identificando correctamente los grupos y lascuentas.

IMPORTANCIA.

- La importancia de mejoramiento de las relaciones humanas a través de lacomprensión de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano.

Estas permitenuna organizacióny sistematizaciónde toda lainformación delainstitución.

Facilitan el desempeño laboral en las instituciones o empresa y los funcionarios.

Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia yorganización ante el público.

SU APLICACIÓN.

- Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en lasdiferentes ocupaciones necesarias según el requerimiento de la institución o empresa, en elcorrecto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, seconsideran 3 factores importantes que son : Equipo Humano(personal de trabajo) constituye un insumo básico de un sistema deinformación, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a lasnecesidades o carencias de información que puedan detectarse, además permiterealizar los ajustes necesarios que permitan alcanzarlos objetivos esperados.

Material o equipo de trabajo.

- esto se refiere a la instalación de equipos y el localdonde se va a desempeñar las funciones osea el lugar.

Recursos Financieros.

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Son los medios que posibilitan contar con los demás elementospara poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los recursoshumanos.

- Es una función que desempeña una persona atendiendo al público, sirviendo de enlace entre el público y el personal de la institución, tarea interesante ya veces muy difícil, en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidaddel servidor público.

Funciones que debe cumplir : Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidadCausar buena impresión en la institución a favor de las relaciones públicas.

Capacidaddistinguir entre las personas que visitan ylos clientes que requieren algúntrámite.

Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de lacompañía.

Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.

Tener exactitud, es decir que larecepcionista debe concentrarse siempre en su trabajoy nunca confundir exactitud con velocidad.

Interesarse siempre en los clientesNo tener quejas de los clientes y evitar conflictos.

Visión clara , voz agradable y bien articuladaBuena memoria de las voces, mucho tactoy discreciónMemoria general y control, suficiente pacienciaSonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demásEquilibrio y confianza, seguridad en sí mismaDedicación personal y a su trabajoDominio de su idioma y de otros masSincero interés por las personas.

Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.

2. Auxiliar de oficina.

- Es el servidor público, que presta apoyo a la secretaria y demásservidores que trabajan en esa institución.

Funciones que debe cumplir.

- Específicamentelas funcionesen la oficinaes lade recogerinformación, procesarla, registrarla y utilizarla, los medios para realizar estas funcionesdependerán del grado de automatización alcanzado.

3. Secretaria Ejecutiva.

- BUENOS MODALES : Los Buenos modales son la expresión de lo mejor que cada uno tiene en su corazón para dar alos otros.

¿Bondad o egoísmo?

No es simple romanticismo o cursilería.

Los buenos modalesverdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos haciala dignidad de los demás.