Como se codifican los documentos en el sistema por asuntos?

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza decorrespondencia.

Dentro de sus caracateristicas estan : El titulo de la correpondencia se denomina por lamateriatratada en el documento, Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con algunaactividaden paticular, con algindepartamentoo con unproductoespecifico.

Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

Procedimientoparaorganizar unarchivopor asunto1) con arreglo alfabético : De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de lasreglasdel alfabeto.

De enciclopedia, se aagrupan de acuerdo a la relación que tengan entre si.

2) con arreglo numérico : Decimal, consite en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

Duplex, los suntos se agrupan lógicamente, asignadole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

Pasos para archivar documentos utilizando el método por asunto1) inspeccionar - - - - - - - si ha sido autorizado el arhivo del documento.

2) clasificar y marcar - - - - los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdiviones.

3) distribuir - - - - - el materia marcado de acuerdo a los títulos princípales, ya sean alfabéticos o númericos, seguidos de las subdivisiones.

4) archivar - - - los documentos corres´ppondientes a cada persona oempresade acuerdo al arreglo escogido.

Ejemplo : gerente de persona gerente de oficinagerente generalvicepresidentepresidentealta gerencia.